Il Garante per la Privacy ha introdotto nuove tutele per la gestione delle email dei dipendenti. Queste tutele si basano su un documento di indirizzo che fornisce linee guida ai datori di lavoro pubblici e privati che utilizzano programmi per la gestione della posta elettronica, sia in modalità on-premise che cloud.
Con il documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, i datori di lavoro pubblici e privati che per la gestione della e-mail utilizzano programmi forniti anche in modalità cloud, hanno a disposizione nuove indicazioni utili a prevenire trattamenti di dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori.
COSA DEVE FARE IL DATORE DI LAVORO
Per quanto riguarda le nuove tutele per la gestione delle email dei dipendenti, il datore di lavoro deve seguire queste indicazioni principali:
- Verifica delle impostazioni di base: Assicurarsi che i sistemi di email possano essere configurati facilmente dagli utenti, permettendo modifiche alle impostazioni di base quando necessario.
- Consenso per la raccolta dei metadati: Evitare la raccolta sistematica dei metadati degli utenti senza il loro consenso, includendo dettagli come data, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email.
- Limitazione della conservazione dei metadati: I metadati possono essere conservati solo per un massimo di 7 giorni, con la possibilità di estenderne la conservazione di ulteriori 48 ore in caso di necessità comprovata .
Se per esigenze organizzative o di tutela del patrimonio informativo il datore di lavoro ha bisogno di trattare i metadati per un periodo più lungo, deve seguire le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori, come accordi sindacali o autorizzazioni dell’ispettorato del lavoro. Qualsiasi estensione oltre il periodo fissato dal Garante della Privacy potrebbe comportare un indiretto controllo sull’attività del lavoratore.
